10 tips voor het organiseren van hét kerstfeest in 2024
Een kerstfeest organiseren is geen simpele opgave. Er komt van alles bij kijken: het vinden van een geschikte locatie, het regelen van lekker eten en drinken, en natuurlijk zorgen voor goede muziek. Dat krijg je vast wel voor elkaar. Maar nu is de vraag: ga je voor een prima, standaard kerstfeest? Of wil je een feest waar collega’s het nog weken, of zelfs jaren, over hebben? Kies je voor dat laatste, lees dan vooral verder.
1. Stel vooraf een budget vast en houd je eraan
Het budget is de fundering van je kerstfeest. Natuurlijk klinkt een weekend naar Ibiza met een villa, zwembad en 's avonds feesten in Hï en Ushuaïa als hét kerstfeest van 2024. Maar helaas, voor de meesten blijft dat een droomscenario. Geen nood, met een beetje creativiteit kan een feestje dichter bij huis net zo leuk worden, zonder dat je de bedrijfsrekening plundert.
Begin met een realistisch budget en verdeel dit slim. Hoeveel gaat naar de locatie, het eten, de decoratie en entertainment? Het belangrijkste: houd je eraan. Niemand wil dat het kerstfeest zó duur wordt dat de HR-afdeling het nieuwe jaar begint met het opstellen van ontslagbrieven.
2. Kies een locatie die sfeervol én goed bereikbaar is
De locatie is de basis van je kerstfeest. Een feest op kantoor is makkelijk en goedkoop maar voelt al snel als een verlengde werkdag met een bitterbal in je hand. Geef je collega’s iets om naar uit te kijken. Maar let op: kies een plek die niet alleen mooi is, maar ook praktisch. Je wilt niet dat mensen drie treinen, een bus en een step nodig hebben om er te komen. Denk aan een gezellige lokale zaal, een sfeervol café of zelfs een overdekte buitenlocatie met vuurkorven.
3. Kies een thema
Een kerstfeest met een thema geeft nét dat beetje extra. Het is alsof je een filmset creëert waarin alles samenkomt: de locatie, de decoratie, het eten en zelfs de outfits van de gasten. Hoe leuk is het om een Winter Wonderland neer te zetten? Denk aan glühweinkraampjes, vuurkorven, een mini-kerstmarkt en een grote schaatsbaan. Laat iedereen in wit komen, en voilà: instant magische kerstsfeer.
En als Winter Wonderland niet jouw stijl is? Geen probleem! Er zijn genoeg andere leuke ideeën. Wat dacht je van een Casino Night met black jacktafels en glitterjurken? Of Glitter & Glamour, waarbij alles, inclusief de dresscode, glanst en straalt? Zin in iets meer après-ski vibes? Vul je feest met skihelmen, sneeuwdecor en natuurlijk glühwein (altijd glühwein).
4. Zorg voor lekkere hapjes en drankjes
Eten en drinken zijn dé smaakmakers van je kerstfeest, letterlijk. Laten we beginnen met het makkelijke deel: drank. Zorg voor een goed bereikbare bar, of nog beter: meerdere barren als je een grote groep verwacht. Wil je echt indruk maken? Een cocktailbar scoort altijd punten.
Eten kan iets ingewikkelder zijn. Iedereen heeft zijn voorkeuren en dieetwensen, van vegetarisch tot glutenvrij en alles daartussenin. De oplossing? Zorg voor voldoende keuze, zodat niemand met een lege maag naar huis gaat.
Een buffet is een slimme zet. Lekker uitgebreid, met voor ieder wat wils. Of maak het extra leuk en zet een paar foodtrucks neer. Denk aan een taco truck, een burgerbar, een poffertjeskraam, een foodtruck met heerlijke frietjes en ga zo maar door.
Vergeet het zoete hoekje niet. Een tafel vol brownies, kerstkransjes en mini-taartjes maakt iedereen blij. En ja, dat geldt ook voor de collega die “eigenlijk niks met kerst heeft.”
5. Regel goede muziek
Een kerstfeest zonder muziek is alsof je een cadeautje geeft zonder strik, het kan, maar het voelt niet compleet. En nee, geloof me, niemand wil een avond lang alleen maar "All i want for Christmas" en "Jingle bells" horen. Kerstliedjes zijn leuk, maar met mate. Zorg voor een mix die mensen op de dansvloer krijgt en in de feeststemming houdt.
Een DJ of live band is een goede investering. Ze kunnen de sfeer aanvoelen en aanpassen. Ga voor vrolijke, uptempo muziek met een paar kerstklassiekers tussendoor. Het doel is simpel: je wilt dat je collega’s gezellig meedeinen, niet in slaap sukkelen met hun derde glühwein in de hand.
6. Geef je collega's iets te doen
Een drankje in de ene hand, een hapje in de andere, en een beetje kletsen met collega’s, dat klinkt als een prima kerstfeest. Maar hé, we hebben je beloofd tips te geven om jouw feest net dat beetje extra te geven. En daar hoort actie bij!
Geef je collega’s iets te doen. Een Photobooth is een goed begin: gekke bekken trekken met je team en meteen een leuk aandenken mee naar huis. Maar eerlijk, de Photobooth is inmiddels een golden oldie. Wil je echt iets origineels? Bestel dan een Plak Tattoo Booth. Het leuke? Je kunt zelfs je eigen plaktattoos laten maken. Wat dacht je van tattoos in het thema van het feest, een kerstontwerp of een tattoo met het gezicht van jullie directeur? Hoe werkt het? Simpel. Je draait aan een rad om te bepalen waar de tattoo komt, spannend toch? Een beetje sprayen met water en hop, je hebt een plaktattoo. Natuurlijk kun je ook zelf een plek kiezen als het idee van een tattoo op je voorhoofd iets té gewaagd voelt.
7. Decoratie! Zonder decoratie is het net als ieder ander feest
Kerstbomen, lichtjes, cadeautjes, kerstmutsen, decoratie hoort er natuurlijk bij. Zonder deze feestelijke details voelt je kerstfeest als een standaard vrijdagmiddagborrel, en dat willen we niet. De sfeer van je feest wordt grotendeels bepaald door de aankleding, dus pak uit en maak indruk.
Begin bijvoorbeeld bij de entree. Hoe leuk is het om je collega’s te verwelkomen met een prachtige kerstboog vol lichtjes, twee imposante kerstbomen en misschien zelfs een paar kerstelfjes om iedereen welkom te heten? Je wilt dat mensen binnenkomen en meteen in de kerststemming zijn. Verbaasde blikken en een hoop “wow” gegarandeerd.
Thuis zet je toch ook de kerstboom op om het gezellig te maken? Waarom zou je dat voor je feest overslaan? Zorg voor decoratie die de locatie omtovert tot een echte kerstsfeer. Vergeet ook de tafels niet: kaarsen, kerstgroen en een paar glitterdetails maken het plaatje compleet. Dit is het moment om all-in te gaan.
8. Geef medewerkers een aandenken mee voor thuis
Het doel van een geslaagd kerstfeest? Dat je collega’s de volgende ochtend met een glimlach wakker worden. En hoe zorg je daarvoor? Door ze iets leuks mee te geven als herinnering en om thuis aan hun gezin, partner of vrienden te laten zien. Laat ze maar vertellen hoe episch jouw kerstfeest was.
Een foto van de Photobooth is een klassieker: een kiekje van je team met rendieroortjes en een kerstmuts, wie wordt daar nou niet vrolijk van? Of laat ze pronken met een plaktattoo van de Plak Tattoo Booth. Hoe leuk is het als ze na het feest thuiskomen en kunnen zeggen: “Kijk, ik heb een tattoo met onze directeur, maar geen stress, hij is tijdelijk!”
Wil je nog een stapje verder gaan? Geef een kleine goodiebag bij de uitgang. Denk aan iets simpels maar origineels, zoals een kerstbal in het thema van het feest (ideaal voor de boom thuis!) of een zakje chocoladetruffels. Het hoeft niet groot te zijn; het gaat om het gebaar. Zo blijft jouw kerstfeest niet alleen in hun hoofd hangen, maar ook een beetje in hun huis.
9. Organiseer een verrassingsmoment
Een verrassingsmoment kan jouw feest net dat beetje extra geven waardoor jouw feest zich onderscheidt van alle andere kerstborrels. Denk aan een spectaculaire binnenkomst van de kerstman, of beter nog, van je directeur in een kerstmanpak. Of misschien een onverwachte afsluiter, zoals een spetterende vuurwerkshow (indoor confettikanonnen werken ook prima als vuurwerk iets te hoog gegrepen is).
Een ander idee? Plan een prijsuitreiking met awards voor bijvoorbeeld “meest foute kersttrui,” “beste dansmoves” of “degene die het meeste glühwein op heeft maar nog steeds recht loopt.” Geniet maar drink met mate ;) .
Het hoeft niet groot of duur te zijn, zolang het onverwacht en leuk is. Zo zorg je ervoor dat je collega’s vol enthousiasme naar huis gaan met een verhaal dat ze graag doorvertellen.
10. Vergeet niet zelf te genieten
Een kerstfeest organiseren is een marathon, geen sprint. Het kost tijd, energie en waarschijnlijk een paar momenten waarop je denkt: "Waarom heb ik dit ooit op me genomen?" Maar hé, je hebt het allemaal gefixt! Daarom is het belangrijk dat ook jij tijdens het feest even de touwtjes loslaat en geniet van wat je hebt neergezet.
Neem een moment om rond te kijken: de sfeervolle locatie, de lachende collega’s, die ene collega met een kerstmuts én een plaktattoo op z’n voorhoofd, dát is het resultaat van jouw harde werk.
Laat die checklist even voor wat het is, grijp een glühwein of een fancy cocktail, en duik zelf de dansvloer op. Niemand zal je kwalijk nemen dat je even uit je rol als organisator stapt. Dus haal diep adem, geef jezelf een mentale schouderklop en duik in het feestgedruis. Je hebt het verdiend!
Wil je meer lezen over het organiseren van bedrijfsfeesten? Lees dan ook eens onze andere blogs: